「Googleスプレッドシート」で簡単にデータを共有・アクセス制限する方法

Googleスプレッドシートのデータ共有とアクセス制限について

Googleスプレッドシートでデータを共有する方法

Googleスプレッドシートは、複数のユーザーが同時に編集できる便利なツールです。データの共有は、プロジェクトの進行やチーム作業を円滑にするために不可欠です。ここでは、Googleスプレッドシートでデータを共有する方法を詳しく説明します。

1. スプレッドシートを開く

まず、Googleドライブにアクセスし、共有したいスプレッドシートを開きます。

2. 共有設定を行う

右上にある「共有」ボタンをクリックします。このボタンは青色で、鍵のアイコンが付いています。クリックすると、共有設定のウィンドウが表示されます。

3. メールアドレスを入力する

共有したい相手のメールアドレスを入力します。複数の人に共有したい場合は、カンマで区切って追加できます。

4. アクセス権限を設定する

メールアドレスを入力したら、権限を設定します。権限は以下の3つから選べます。

• 閲覧者: スプレッドシートを閲覧することのみ可能。
• コメント可: スプレッドシートにコメントを追加できるが、編集は不可。
• 編集者: スプレッドシートを自由に編集できる。

5. 共有リンクの設定（オプション）

特定の相手だけでなく、不特定多数に共有したい場合は、「リンクを知っている全員」にも設定できます。この場合も、権限を設定できます。共有リンクを取得するには、「リンクを取得」セクションで設定を変更します。

6. 招待を送信する

設定が完了したら、「送信」ボタンをクリックします。これで、指定したユーザーに招待が送信されます。

アクセス制限の方法

データの共有は便利ですが、情報の漏洩を防ぐためにはアクセス制限が重要です。以下に、アクセス制限の設定方法を詳しく解説します。

1. アクセス権限の見直し

スプレッドシートを共有する際には、必要以上の権限を与えないことが大切です。特に、編集権限を与える場合は、信頼できる相手に限るようにしましょう。

2. 共有設定の変更

後からでも共有設定を変更できます。再度「共有」ボタンをクリックし、相手のメールアドレスの横にあるドロップダウンメニューから権限を変更します。

3. 共有の停止

特定のユーザーに対しての共有を解除したい場合は、「共有」ウィンドウでそのユーザーの横にある「削除」ボタンをクリックします。これにより、そのユーザーはスプレッドシートにアクセスできなくなります。

4. 期限付きのアクセス権限

特定の期間だけアクセスを許可したい場合は、期限を設定することも可能です。これにより、指定した期間が過ぎると自動的にアクセスが制限されます。

まとめ

Googleスプレッドシートでのデータ共有とアクセス制限は、チーム作業をスムーズに進めるために欠かせない機能です。権限の設定を適切に行うことで、情報の漏洩を防ぎつつ、効率的にデータを管理できることができます。ぜひ、これらの方法を活用して、スプレッドシートの利用をさらに便利にしていきましょう。